PERSONALKENNZAHLEN BEISPIELE
Personalkennzahlen & HR KPIs im Überblick
✔ Diverse Vorlagen & Designs ✔ Identifizieren und überwachen Sie relevante HR Kennzahlen
Ein Personal KPI bzw. eine Personalkennzahl ermöglicht Unternehmen, klar definierte organisatorische Ziele des Personalmanagements zu überwachen. HR Kennzahlen werden beispielsweise zur Optimierung von Rekrutierungsprozessen und der Mitarbeiterbindung eingesetzt.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Personalkennzahlen für ein modernes, effektives HR Management betrachten. Die Anforderungen an die Personalabteilung steigen kontinuierlich. Professionelle HR Analytics Software liefert Personalern die notwendigen Tools, um aus den vorhandenen Personaldaten neue, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Dazu gehören unter anderem dynamische, interaktive HR Dashboards, mit deren Hilfe alle relevanten Personalkennzahlen an einem, zentralen Ort zusammengeführt werden können. Die auf dieser Seite dargestellten visuellen HR KPI Beispiele wurden mit datapine’s Reporting Software erstellt.
Hier finden Sie eine Übersicht der 15 wichtigsten Personal KPI Beispiele, welche jeder HR Professional kennen sollte:
- Arbeitsausfälle: Analysieren Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter.
- Überstunden: Überwachen Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Angestellten.
- Weiterbildungskosten: Welchen Mehrwert haben Weiterbildungen?
- Mitarbeiterproduktivität: Wie produktiv sind Ihre Mitarbeiter?
- Mitarbeiterzufriedenheit: Wie zufrieden sind Ihre Fachkräfte?
- Kosten pro Neueinstellung: Welche Kosten verursachen Neueinstellungen?
- Rekrutierungsrate: Wo und wie rekrutieren Sie am effektivsten?
- Time-to-Fill: Wie schnell können Sie offene Stellen besetzen?
- Mitarbeiterbeurteilung: Wie bewerten Sie die Qualität Ihrer Mitarbeiter?
- Fluktuationsrate: Wie stark ist die Personalbewegung im Unternehmen?
- Talent-Fluktuationsrate: Wie viele Fachkräfte müssen ersetzt werden?
- Entlassungsquote: Rekrutieren Sie die richtigen Mitarbeiter?
- Geschlechterverhältnis: Wie ist das Verhältnis in den Abteilungen?
- Anteil an Teilzeitstellen: Wieviel Prozent Ihrer Angestellten sind in Teilzeit?
- Betriebszugehörigkeit: Wie lange bleiben Arbeitnehmer im Unternehmen?
Arbeitsausfälle
Analysieren Sie die Abwesenheit Ihrer MitarbeiterUnsere erste Personalkennzahl misst die durchschnittliche Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Prozent. Auch wenn dieser HR KPI auf dem ersten Blick trivial erscheint, sollten Sie diesen auf jeden Fall im Blick behalten. Denn zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter mit einer niedrigen Motivation und Engagement signifikant mehr Krankheitstage in Anspruch nehmen. Daher sollten Sie bei Mitarbeitern oder Teams mit langfristig überproportional vielen Fehlzeiten die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren. Die betroffenen Mitarbeiter könnten aber auch schlichtweg überfordert sein, welches sich eventuell auch an vielen Überstunden widerspiegelt. In diesem Fall sollten die Aufgabengebiete fokussiert bzw. reduziert werden.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungWenn die durchschnittlichen Fehlzeiten insgesamt, für bestimmte Teams oder einzelner Mitarbeiter signifikant ansteigen, sollten Sie zwingend die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren und die richtigen Gegenmaßnahmen ergreifen.
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Überstunden
Überwachen Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Angestellten im DetailÜberstunden sind eine wichtige Personalkennzahl in vielerlei Hinsicht. Diese müssen aber je nach Kontext richtig interpretiert werden. Ein plötzlicher, unerwarteter Anstieg der Überstunden könnte beispielsweise ein vorübergehend höheres Auftragsvolumen als Ursache haben. Langfristig hohe Zahlen an Überstunden können ein hohes Maß an Committent der Mitarbeiter oder aber auch ineffektive Arbeitsprozesse sowie einen Mangel an (Fach)-Personal widerspiegeln. Natürlich können zu viele Überstunden auch zu Problemen mit dem Betriebsrat führen bzw. nicht im Einklang mit Ihrer definierten Unternehmensphilosophie – wie zum Beispiel eine gute Work-Life-Balance - stehen. Außerdem führen viele Überstunden häufig zu unzufriedenen Mitarbeitern, welche in der Regel weniger produktiv sind.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEine hohe Anzahl an Überstunden über einen längeren Zeitraum sollten Sie unbedingt genauer analysieren. Entgangene Aufträge bzw. Projekte aufgrund von Personalmangel oder unzufriedener Mitarbeiter sind nur zwei beispielhafte Negativeffekte.
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Trainings- und Weiterbildungskosten
Wie groß ist der Mehrwert von Investitionen in das Wissen und die Fähigkeiten Ihres Teams?Dieses HR KPI Beispiel beschäftigt sich mit der Rendite Ihrer Investitionen in Trainings und Weiterbildungen für die Mitarbeiter. Diese Personalkennzahl ist hilfreich, um intelligente Entscheidungen bezüglich der potenziellen Trainingsmöglichkeiten der Mitarbeiter zu treffen. Auch wenn diese Kennzahl in der Unternehmenspraxis schwer exakt zu berechnen ist, kann sie näherungsweise bestimmt werden. Je nach Geschäftsmodell und Branche könnten dies beispielsweise nachweisbare Effektivitätssteigerungen, höher ansetzbare Stundensätze oder zusätzliche Aufträge bzw. Projekte aufgrund neu erworbener Qualifikationen der Mitarbeiter darstellen. Darüber hinaus stellen regelmäßige, umfangreiche Weiterbildungsmaßnahmen für viele Mitarbeiter auch ein wichtiges Jobkriterium dar.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEvaluieren Sie die Trainingsmöglichkeiten einzelner Mitarbeiter individuell. Stellen Sie sicher, dass durch die Maßnahmen auch ein (monetärer) Vorteil für Ihr Unternehmen erreicht wird.
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Mitarbeiterproduktivität
Wie produktiv sind Ihre Mitarbeiter?Die Mitarbeiterproduktivität ist eine sehr interessante HR Kennzahl, welcher im Optimalfall alle relevanten quantitativen und qualitativen Aspekte der verrichteten Arbeit beinhalten sollte. In der Unternehmenspraxis wird dafür häufig auf die „Overall Labor Effectiveness“ (OLE) zurückgegriffen. In der Berechnung werden unter anderem die geplante Verfügbarkeit und tatsächliche Arbeitszeit, die quantitative Anzahl von erzeugten Produkten / Dienstleistungen sowie die Qualität des Outputs berücksichtigt. Es handelt sich eher um einen produktionsorientierten Ansatz, der dennoch mit einigen Anpassungen in anderen Branchen bzw. Sektoren angewendet werden kann.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungJe höher dieser Prozentsatz ist, desto besser. Passen Sie die OLE nach Ihren individuellen Bedürfnissen an und überwachen Sie Ihre gesteckten Ziele.
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Mitarbeiterzufriedenheit
Wie zufrieden sind Ihre Fachkräfte?Dieser Personal KPI sollte in Zeiten von Fachkräftemangel und den damit verbundenen „War for Talents“ auf keinen Fall vernachlässigt werden. Besonders für Nachwuchsfachkräfte spielen bei der Job Wahl nicht mehr allein finanzielle Aspekte, sondern unter anderem auch eine gute Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeitmodelle, das gelegentliche Arbeiten im Homeoffice sowie eine nachhaltige und soziale Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Besonders um heiß begehrte Fachkräfte langfristig zu binden, sollten Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden. Um Ihre Maßnahmen diesbezüglich quantitativ zu bewerten, sollten Sie regelmäßig Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durchführen. Beispielsweise könnten Sie dafür auf den Net Promoter Score (NPS) zurückgreifen, welches wir links exemplarisch dargestellt haben.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungNutzen Sie diese HR Kennzahl, um die Qualität Ihrer Rekrutierungs- und Mitarbeiterbindungsmaßnahmen zu bewerten. Eine Betrachtung für Mitarbeiter bzw. Fachkräfte nach Länge der Betriebszugehörigkeit sowie Abteilungen bzw. Teams ist sinnvoll.
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Kosten pro Neueinstellung
Wie hoch sind Ihre Kosten für Neueinstellungen verschiedener Seniorität?Die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung ist ein recht einfacher KPI im Personalwesen. Interessanter wird es, wenn Sie diesen HR KPI nach unterschiedlichen Kriterien filtern – beispielsweise nach Seniorität oder Geschäftsabteilung. In unserem visuellen Beispiel wird deutlich, dass die aufgewendeten Kosten für Juniors / Berufsanfänger deutlich unter denen von Seniors / erfahrene Arbeitnehmer liegen. Dies sollte für die meisten Branchen zutreffen. Vergleichen Sie außerdem Ihre Kosten pro Neueinstellung für unterschiedliche Jobplattformen oder unterschiedliche Rekrutierungsmaßnahmen, um Ihr vorhandenes Budget bestmöglich einzusetzen.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungÜberwachen sowie optimieren Sie Ihre durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung für alle verfügbaren Rekrutierungsquellen und investieren Sie Ihr Budget in die vielversprechendsten Maßnahmen. Berücksichtigen Sie neben den Kosten aber auch andere Kennzahlen, wie zum Beispiel Fluktuationsraten.
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Rekrutierungsrate
Wie hoch sind Ihre Rekrutierungsraten?Die Rekrutierungsquote spiegelt den Quotienten zwischen der tatsächlichen Anzahl an Neuanstellungen und der Gesamtanzahl an Bewerbungen wider. Erhalten Sie beispielweise 100 Bewerbungen und stellen davon 10 Bewerber ein, entspricht Ihre Rekrutierungsquote 10%. Wie in unserem visuellen HR KPI Beispiel dargestellt, könnten Sie die Quote für unterschiedliche Rekruter vergleichen. Sollten Sie hier große Unterschiede feststellen, ist eine tiefgreifende Analyse der Ursachen interessant. Neben der totalen Rekrutierungsrate können Ihnen aber auch die spezifischen „Conversion Raten“ für die einzelnen Schritte innerhalb Ihres Rekrutierungsprozesses wertvolle neue Erkenntnisse liefern. Werfen Sie zur Veranschaulichung bitte einen Blick auf unser unten verlinktes Showcase Dashboard.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungVergleichen Sie Ihre Rekrutierungsraten zusammen mit Ihren Kosten pro Neuanstellung für Ihre unterschiedlichen Rekrutierungsoptionen, um die effektivsten zu identifizieren.
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Time-To-Fill
Wie lange dauert es, eine offene Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen?Unsere nächste Personalkennzahlen Vorlage ist sehr wichtig zur Messung der Effektivität Ihres Rekrutierungsprozesses, denn sie gibt Auskunft darüber, wie lange es durchschnittlich dauert, eine offene Stelle mit einem geeigneten Kandidaten zu besetzen. Dies ist vor dem Hintergrund interessant, dass in der Unternehmenspraxis unbesetzte Stellen einem Unternehmen jeden Tag Geld kosten. Wann und wie genau Sie diese Zeit berechnen, sollten Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen festlegen, beispielsweise ob der Suchprozess theoretisch bei der Unterschrift des Arbeitsvertrages oder erst am ersten tatsächlichen Arbeitstag beendet ist.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungDiese Kennzahl sollte für schwer besetzbare Stellen (Positionen, für welche wenige geeignete Bewerber auf dem Markt vorhanden sind) höher sein als für leicht zu besetzende Stellen. Durchgängig hohe Werte für diverse offene Positionen spiegeln daher eher einen ineffizienten Rekrutierungsprozess wider.
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Mitarbeiterbeurteilung
Wie bewerten Sie die Qualität Ihrer Mitarbeiter?Die Relevanz regelmäßiger, konstruktiver Mitarbeiter- und Feedbackgespräche ist unumstritten und ist heutzutage in den meisten Unternehmen selbstverständlich. Gerade für die Personalabteilung ist es aber auch wichtig, die Qualität der Mitarbeiter quantifizieren zu können, um beispielsweise ihre Rekrutierungsmaßnahmen bewerten zu können. Zum Beispiel könnte festgestellt werden, dass in der IT-Abteilung die Mitarbeiterbeurteilungen unbefriedigend sind, dessen Ursache falsche Bewertungskriterien bei der Rekrutierung oder fehlende bzw. irrelevante Tests mit falschen Schwerpunkten sein könnten. Um solche Mängel identifizieren zu können und jederzeit einen adäquaten Überblick über die Qualität Ihrer Mitarbeiter bzw. Fachkräfte zur Hand zu haben, sollten Sie ein individuelles System zur Mitarbeiterbeurteilung (Talent-Scoring) entwickeln. Wir haben ein solches Scoring-Modell mit fünf ausgewählten Bewertungsfaktoren beispielhaft für Sie dargestellt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungJe individueller und besser Ihr System zum Mitarbeiter-Scoring ist, desto größer ist der potenzielle Nutzen dieses KPIs im Personalwesen.
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Mitarbeiter Fluktuationsrate
Wie stark ist die Personalbewegung im Unternehmen?Die Mitarbeiterfluktuationsrate zeigt Ihnen, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes verlassen. Am häufigsten wird diese Personalkennzahl für den Zeitraum von einem Jahr angegeben. Wie in unserer HR KPI Vorlage dargestellt, können Sie die Austritte noch nach freiwilligen bzw. unfreiwilligen Wechseln aufschlüsseln. Die Anzahl der freiwilligen Kündigungen werden unter anderem von Ihren Retention Maßnahmen, der Unternehmenskultur oder auch der Attraktivität der konkreten Arbeitsstelle beeinflusst. Hohe unfreiwillige Wechsel (Kündigungen etc.) könnten hingegen einen ineffektiven Rekrutierungsprozess als Ursache haben, beispielsweise weil Sie die Kandidaten nach den falschen Kriterien ausgesucht haben. Betrachten Sie die Mitarbeiter Fluktuationsrate im Detail für einzelne Stellen, Teams und Geschäftsabteilungen.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungSie sollten eine möglichst niedrige Fluktuationsrate anstreben, da sich dies positiv auf Ihre Rekrutierungskosten auswirken wird. Für sehr hohe Fluktuationsraten (z. B. über 50% im Jahr) sollten Sie unbedingt die zugrundeliegenden Ursachen identifizieren.
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Talent-Fluktuationsrate
Wie viele Fachkräfte müssen ersetzt werden?Eine hohe Fluktuationsrate ist besonders für jene Stellen problematisch, welche nur schwierig besetzt werden können. Dort werden in der Regel Talente (Nachwuchsfachkräfte) und allgemein hochqualifizierte Fachkräfte (Professionals) gesucht. Einerseits bedeutet der große Aufwand aus finanzieller Sicht hohe Rekrutierungskosten, andererseits handelt es sich dabei in der Regel um Schlüsselpositionen innerhalb des Unternehmens, welche von einem längerfristigen Arbeitsverhältnis profitieren würden. Daher ist es sinnvoll, diese Teilbereiche mit der Hilfe einer Datenanalyse Software wie datapine genauer zu betrachten. Beispielhaft haben wir Ihnen dies in unserem visuellen KPI Personal Beispiel für Nachwuchsfachkräfte in verschiedenen Unternehmensabteilungen dargestellt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungBesonders für die Nachwuchsfachkräfte sollten Sie versuchen, die Fluktuationsrate so niedrig wie möglich zu halten, da dies in der Zukunft die wertvollsten Human-Ressourcen sind.
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Entlassungsquote
Rekrutieren Sie die richtigen Mitarbeiter?Wie bereits angesprochen, wird die Fluktuationsrate von zwei Hauptfaktoren beeinflusst: Kündigungen vom Arbeitsnehmer bzw. Arbeitgeber. Dazu kommen noch andere Einflussfaktoren, wie zum Beispiel Abläufe von Arbeitsverträgen, Pensionierungen oder Austritte wegen Arbeitsunfähigkeit. Um die Qualität Ihrer Rekrutierungsmaßnahmen transparent und nachvollziehbar zu überwachen, können Sie auf die Entlassungsquote zurückgreifen. Betrachten Sie diese aus verschiedenen Blickwinkeln, zum Beispiel nach Dauer der Betriebszugehörigkeit, Teams, Fachabteilungen oder gesondert für die Nachwuchsfachkräfte, wie in unserer KPI Vorlage dargestellt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEine hohe Entlassungsquote signalisiert Qualitätsprobleme bei der Rekrutierung der Mitarbeiter, besonders in den ersten beiden Jahren der Betriebszugehörigkeit. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Optimierung dieser und analysieren Sie die Auswirkung auf die entsprechende Entlassungsquote.
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Geschlechterverhaeltnis
Wie ist das Verhältnis der Anzahl weiblicher zur Anzahl männlicher Angestellter?Diese Personalkennzahl ist in vielen Unternehmen noch immer ein Tabu Thema. Besonders in höheren Positionen und im Top Management ist die Frauenquote nach wie vor ein heiß diskutiertes Thema. Natürlich sind einige Branchen traditionell noch immer von einem Geschlecht dominiert – beispielsweise IT und Technik durch Männer bzw. Pflege durch Frauen. Da sich unsere Gesellschaft aber stetig weiterentwickelt, verschwinden auch diese klassischen Rollenbilder. Vergessen Sie dies nicht in Ihrer Rekrutierungsstrategie. Eventuell ist eine auf Frauen zugeschnittene Rekrutierungsmaßnahme, in einem von Männern dominierten Arbeitsbereich, genau die richtige Option, um sich von den Wettbewerbern abzuheben.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungFür das Geschlechterverhältnis gibt es keinen allgemein gültigen Zielwert. Viele Studien haben jedoch gezeigt, dass ein ausgewogenes Verhältnis in nahezu allen Arbeitsbereichen am erfolgreichsten ist.
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Anteil an Teilzeitstellen
Wieviel Prozent Ihrer Angestellten sind in Teilzeit?Aus Arbeitgebersicht gibt es zahlreiche Vor- sowie Nachteile im Hinblick auf Teilzeitarbeit. Es hat sich herausgestellt, dass die Produktivität der Teilzeit-Mitarbeiter in der Regel höher ist, wohingegen Fehlzeiten durchschnittlich geringer ausfallen – vorausgesetzt die Teilzeit wird auch auf mindestens fünf Arbeitstage pro Woche gleichmäßig aufgeteilt. Ein weiterer Arbeitgebervorteil ist, dass er seine Mitarbeiter flexibler an seinen aktuellen Bedarf anpassen kann. Auf der Negativseite sind beispielsweise höhere Verwaltungskosten, wenn man beispielsweise zwei Teilzeitstellen mit einer Vollzeitstelle vergleicht. Weiterhin erfordern manche Arbeitsstellen einfach eine ständige Anwesenheit und Verfügbarkeit, welche nur schwierig auf mehrere Schultern aufzuteilen sind.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungÜberwachen Sie den Anteil an Teilzeitstellen für unterschiedliche Teams und Abteilungen. Seien Sie sich der Vor- und Nachteile bewusst und setzen Sie sich darauf basierend spezifische Zielquoten.
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Betriebszugehörigkeit
Wie lange bleiben Arbeitnehmer im Unternehmen?Unser letzter Personal KPI ist die Dauer der Betriebszugehörigkeit. Die korrekte Berechnung dieser Kennzahl ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in verschiedenen Fällen von großer Bedeutung. Beispielsweise hat die Dauer der Betriebszugehörigkeit unter Umständen Einfluss auf die Kündigungsfrist, Anzahl der Urlaubstage, Sonderzahlungen oder Abfindungen. Neben der Relevanz für diese eher administrativen bzw. rechtlichen Bereiche ist dieser KPI jedoch auch für Ihre Personalplanung von Bedeutung. Darüber hinaus ist eine detaillierte Betrachtung der Wechselwirkungen mit anderen Personalkennzahlen wie der Fluktuationsrate, der Mitarbeiterbeurteilung sowie der Mitarbeiterzufriedenheit sinnvoll.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungJe länger die Dauer der Betriebszugehörigkeit, desto zufriedener sind in der Regel die Mitarbeiter mit ihrem Job und Arbeitgeber. Besonders in Schlüsselpositionen und Führungspositionen sollten Sie eine gewisse personelle Konstanz anstreben.
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