KENNZAHLEN FÜR DEN EINKAUF
Einkauf Kennzahlen & KPIs im Überblick
✔ Diverse Vorlagen & Designs ✔ Identifizieren und überwachen Sie relevante Einkaufskennzahlen
KPIs bzw. Kennzahlen im Einkauf sind objektiv messbare Schlüsselindikatoren, welche alle relevanten Aspekte beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen betrachten. Mit ihrer Hilfe können Kosten-, Qualitäts-, Compliance und Nachhaltigkeitsanforderungen überwacht werden.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Einkaufskennzahlen, welche in diesem Artikel betrachtet werden:
- Compliance Rate: Erfüllen Lieferanten Ihren aktuellen Rahmenvertrag?
- Anzahl der Lieferanten: Wie abhängig sind Sie von Ihren Lieferanten?
- Bestelldurchlaufzeit: Wie schnell reagieren Lieferanten auf Ihre Anfragen?
- Lieferanten Verfügbarkeit: Wie hoch ist die Verfügbarkeit der Lieferanten?
- Lieferanten Defektrate: Liefern alle Lieferanten in der gewünschten Qualität?
- Lead Time: Wie schnell werden Ihre Bestellungen operativ umgesetzt?
- Interne Auftragskosten: Wie hoch sind Ihre internen Bearbeitungskosten?
- Kostenreduzierung: Wie stark können Sie Ihre Einkaufskosten reduzieren?
- Kostenvermeidung: Können Sie Kostensteigerungen effektiv abwenden?
- Kapitalrendite (ROI): Sind Investitionen in den Einkauf profitabel?
COMPLIANCE RATE
Erfüllen Lieferanten Ihren aktuellen Rahmenvertrag?Compliance- und Rahmenverträge sind in vielerlei Hinsicht ein wichtiges Instrument zur effektiven Steuerung Ihres strategischen Einkaufs von Waren und Dienstleistungen. Die inhaltliche Gestaltung dieser ist je nach Branche und Marktposition des eigenen Unternehmens sehr individuell, jedoch ist das Ziel immer das gleiche: es sollen Preis- und Lieferrisiken minimiert sowie Liefersicherheit gewährleistet werden. Die Compliance Rate in unserem visuellen KPI Beispiel spiegelt den prozentualen Anteil der Unternehmen wider, welche die aktuellen Compliance- und Rahmenverträge dieses Unternehmens akzeptiert haben. Darüber hinaus wird diese zentrale Kennzahl für den Einkauf für die wichtigsten Kategorien sowie der zeitliche Verlauf der letzten 6 Jahre detailliert dargestellt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungSetzen Sie sich eine realistische Zielquote für Ihre spezifische Branche und berücksichtigen Sie dabei Ihre eigene Marktposition und Verhandlungsstärke. Compliance Raten über 50% stellen für die meisten Unternehmen schon ein sehr gutes Ergebnis dar.
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ANZAHL DER LIEFERANTEN
Wie abhängig sind Sie von Ihren Lieferanten?Unsere zweite Einkaufskennzahl wirft einen genaueren Blick auf die zeitliche Entwicklung der Anzahl Ihrer Lieferanten und unterteilt diese in 2 wichtige Kategorien: „Contracted Supplier“ und „Unlisted Supplier“. Erstere sind jene Lieferanten, welche Ihre Compliance Rahmenbedingungen akzeptiert haben. Mit „Unlisted Supplier“ bestehen hingegen keine schriftlich festgehaltenen Vereinbarungen wie z. B. individuelle Bestell- und Lieferfristen oder exklusive Rabatte. Daher sollte der Anteil in Ihrem Lieferantennetzwerk optimalerweise möglichst gering sein. Allgemein ist die Anzahl der Lieferanten häufig ein Trade-off zwischen Ihrer Unabhängigkeit und möglichen monetären Vorteilen wie z. B. durch Mengenrabatte. In unserem Beispiel-KPI wurden darüber hinaus mit Hilfe einer ABC-Analyse die „Contracted Supplier“ noch in Gold-, Silber- und Bronzepartner unterteilt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungNeben den gewünschten Levels an Unabhängigkeit von einzelnen Lieferanten, sollten Sie weitere Aspekte wie beispielsweise mögliche Mengenrabatte bei dem strategischen Aufbau Ihres Lieferantennetzwerkes berücksichtigen.
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BESTELLDURCHLAUFZEIT
Wie schnell reagieren Lieferanten auf Ihre Anfragen?Die Bestelldurchlaufzeit (Purchase Order Cycle Time) ist die kumulierte Zeit, welche alle Phasen ab dem Zeitpunkt der Anfrage bis zur Zusage durch den Lieferanten beinhaltet. Daher konzentriert sich diese Kennzahl auf den Bestellprozess also solches, jedoch nicht auf die eigentliche Lieferung des Produktes, der Ware oder der Dienstleistung. In unserer zugehörigen Datenvisualisierung dieser wichtigen Einkaufskennzahl haben wir zunächst den zeitlichen Verlauf der letzten 6 Monate dargestellt. Es fällt auf, dass die durchschnittliche Bestelldurchlaufzeit in den letzten 4 Monaten von 3,9 Tage auf 6,3 Tage gestiegen ist. Diese Entwicklung sollte kritisch analysiert und die zugrundeliegenden Ursachen identifiziert werden. Darüber hinaus wurden die Lieferanten noch in die 3 Kategorien „short“, „medium“ und „long“ eingeteilt, welches ihre Fähigkeit widerspiegelt, zeitnah auf Bestellanfragen zu reagieren.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungSie können Ihre durchschnittliche Bestelldurchlaufzeit reduzieren, in dem Sie Lieferanten mit kurzen Reaktionszeiten bevorzugen.
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LIEFERANTEN VERFÜGBARKEIT
Wie hoch ist die Verfügbarkeit Ihrer Lieferanten?Unsere nächste wichtige Kennzahl im Einkauf ist die Lieferantenverfügbarkeit. Diese berechnet sich aus dem Quotienten der angenommenen bzw. erfolgreich durchgeführten Bestellanfragen der Lieferanten und der Gesamtanzahl aller gestellten Anfragen. Es ist sinnvoll, diesen KPI auch für jeden einzelnen Lieferanten zu überwachen, um unzuverlässige Partner frühzeitig zu identifizieren. In unserer visuellen Darstellung sehen wir, dass die durchschnittliche Lieferantenverfügbarkeit für das Jahr 2017 teilweise stark schwankte. Mitte des Jahres in den Monaten Juni und Juli lag die Verfügbarkeit unter 90%, welches bereits eine suboptimale Verfügbarkeit darstellt. Anscheinend wurden aber die richtigen Gegenmaßnahmen ergriffen und das Lieferantennetzwerk optimiert, denn die Lieferantenverfügbarkeit stieg bis zum Ende des Jahres stetig bis auf 98%.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungFür eine effektive Gestaltung Ihrer Lieferkette sollten Sie mindestens eine Lieferantenverfügbarkeit von 90% anstreben, wobei diese bei einer geringen Anzahl an Lieferanten deutlich höher sein sollte.
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LIEFERANTEN DEFEKTRATE
Welche Lieferanten werden Ihren definierten Qualitätsansprüchen gerecht?Diese wichtige Kennzahl für den Einkauf kann herangezogen werden, um die Qualität der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen Ihrer einzelnen Lieferanten zu überwachen. Die Defektrate spiegelt den Prozentsatz der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen wider, welche Ihren Qualitäts- und Compliance Ansprüchen nicht genügen. In unserem Beispiel rechts finden Sie noch weitere Details zu den Defekten z. B. ob diese vom Lieferanten abgelehnt wurden. Hier wird deutlich, dass Lieferant 1 mit einer Fehlerquote von 1%, wobei 4 von 5 Defekten nicht kritisch sind, am besten Ihren Qualitätsansprüchen gerecht wird. Eine solche Übersicht ist in Kombination mit den bereits besprochenen anderen KPIs ein wertvolles Werkzeug für Ihr Qualitätsmanagement im Einkauf.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungBerechnen und überwachen Sie die Fehlerquoten für Ihre Lieferanten im Detail, um Ihren Qualitätsansprüchen langfristig gerecht zu werden.
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LEAD TIME
Wie schnell können Ihre Lieferanten Ihre Bestellungen operativ umsetzen?Diese wichtige Einkaufs- und Beschaffungskennzahl ist definiert als die gesamte Zeit, welche von der Bestellung über den Transport bis zum Erhalt und Prüfung der Ware bzw. Dienstleistung benötigt wird. Sie unterscheidet sich zur bereits besprochenen Bestelldurchlaufzeit dadurch, dass Sie beispielsweise auch die Produktions-, Liefer- und Prüfzeit berücksichtigt, wohingegen die Bestelldurchlaufzeit bereits bei der Zusage des Lieferanten endet. Die Lead Time ist je nach Branche und den speziell angefragten Produkten bzw. Dienstleistungen sehr unterschiedlich. Daher sollten Sie sich für die verschiedenen Arten Ihrer Einkäufe konkrete Ziele setzen und diese für unterschiedliche Lieferanten überwachen.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEs ist erfolgskritisch, die Lead Time unter Ihren definierten zeitlichen Zielen zu halten, um die Liefersicherheit langfristig zu gewährleisten.
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INTERNE AUFTRAGSKOSTEN
Wie hoch sind Ihre durchschnittlichen Kosten pro bearbeiteten Einkaufsauftrag?Die Auftragskosten (Cost of Purchase Order) ist eine der häufig diskutierten Beschaffungskennzahlen, da die Definition und praktische Anwendung stark variieren. Theoretisch stellt diese Kennzahl die durchschnittlichen internen Kosten für die Bearbeitung eines Auftrags dar, von der Beschaffung bis zur Rechnungsschließung. In der Praxis können die Kosten für die interne Bearbeitung der Bestellung eine lange Liste möglicher Kosten beinhalten, die je nach Branche laut aktuellen Studien zwischen 1,34 und 437$ liegen kann. In unserem Beispiel betragen die durchschnittlichen internen Auftragskosten 16,34€, welche sich aus dem Quotienten der Gesamtkosten (13144€) und der Anzahl der Aufträge (804) berechnen lässt.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungBerücksichtigen Sie die internen Auftragskosten bei der Strategie Ihrer Bestellhäufigkeit.
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KOSTENREDUZIERUNG
Wie stark können Sie Ihre Einkaufskosten reduzieren?Die Kostenreduzierung spielt innerhalb der Beschaffungskennzahlen eine zentrale Rolle zur Überwachung der finanziellen Performance der Einkaufsabteilung. Sie bildet die „harten Einsparungen“ (hard savings) ab, die Sie im Laufe der Zeit durch Ihr Kostenmanagement realisiert haben. Zur Berechnung vergleichen Sie beispielsweise die Kosten für einen konkreten Auftrag aus der Vergangenheit mit einem vergleichbaren aktuellen Auftrag. Damit ist sie ein wichtiger monetärer Erfolgsfaktor, an dem sich Einkaufsabteilungen messen lassen müssen. Daher wird diese Kennzahl besonders gerne im Top Management herangezogen, da sie in der Regel direkten Einfluss auf die GuV hat.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungÜberwachen Sie Ihre Kostenreduzierung im Laufe der Zeit mit dem Ziel, sie langfristig und nachhaltig zu steigern.
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KOSTENVERMEIDUNG
Wie effektiv können Sie potentielle Kostensteigerungen abwenden?Die Kostenvermeidung ist eine weitere wichtige Kennzahl, um Ihre Einsparungen im Einkauf zu überwachen. Sie sind als Verhandlungserfolge des Einkaufs zu bewerten, da Kostensteigerungen für zukünftige Aufträge vermieden werden konnten. Im Gegensatz zur Kostenreduzierung, wirkt sich die Kostenvermeidung jedoch nicht direkt auf die GuV aus und wird daher oft stiefmütterlich vom Top Management behandelt bzw. vom Finanzcontrolling nicht berücksichtigt. Daher wird die Kostenvermeidung oft auch als “soft savings” bezeichnet. Trotzdem ist eine Überwachung dieser Kennzahl in Kombination mit der Kostenreduzierung durchaus sinnvoll, wie wir es exemplarisch in unserem „Kosten Management Dashboard für den Einkauf“ dargestellt haben.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEntwickeln Sie intern eine Strategie zur Abbildung Ihrer Kostenvermeidung und stellen Sie diese in Kombination mit der Kostenreduzierung dar.
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KAPITALRENDITE (ROI)
Sind Investitionen in den Einkauf sinnvoll?Unsere letzte Beschaffungskennzahl ist die Kapitalrendite (ROI) für Investitionen in Ihre Einkaufsabteilung. Wenn man die Standardberechnung der Kapitalrendite [(Gewinn aus Investitionen – Investitionskosten) / Investitionskosten] auf den Einkauf anwendet, stellt sie den Quotienten aus realisierten Kosteneinsparungen innerhalb aller Einkaufsaufträge und den Gesamtkosten für die Einkaufsabteilung dar. Häufig wird diese Kennzahl im Einkauf als Verhältnis, und nicht als Prozentwert angegeben. Der ROI kann herangezogen werden, um die Profitabilität Ihrer Investitionen in Ihre Einkaufsabteilung zu bewerten. Diese Investitionen können beispielsweise weitere Mitarbeiter bzw. neue Tools sein, welche zu potentiellen Kosteneinsparungen führen. Ein mögliches Szenario wäre, dass Sie in 2 weitere Mitarbeiter im Einkauf investieren, welches zusätzliche Kosten von 100.000€ im pro Jahr bedeutet. Durch die zwei Mitarbeiter können Sie jedoch im ersten Jahr bereits 800.000€ Kosteneinsparungen bei Ihren Einkaufsaufträgen realisieren. Dies würde eine Kapitalrendite von 8 bzw. 800% bedeuten.
Leistungsindikatoren / HandlungsempfehlungEin ROI von 10 für Investitionen in den Einkauf stellt ein ambitioniertes Ziel dar.
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